Agenda (objetivo, temas, tiempo), reserva en el calendario, sala, proyector, asistentes. Elementos básicos de una reunión. Hay varios tipos de reunión: presentación, debate, trabajo, comunicación. Y cuando finaliza, lo habitual es compartir notas, tareas (si las hay) y próximo evento. Hasta aquí, muchas veces es la ficción.
La realidad es que en innumerables ocasiones, LA reunión tiene lugar fuera de la sala y del horario. Cuando salimos de una reunión volvemos a nuestro sitio, vamos a tomar un descanso o acudimos al servicio. Este último lugar es el que habitualmente alberga las verdaderas reuniones.
Quién no ha salido nunca de una reunión preguntándose junto a los demás participantes ¿Qué te pareció? ¿Cómo lo ves? o dirigiéndose miradas, sonrisas ladeadas…
Quién no salió de una reunión en la que nadie habló, algunos no prestaban atención,
Y es cuando se reúnen de nuevo en ese punto de encuentro y reunión que es el servicio que muchas veces se hacen las «confidencias», se habla claro, se dan las soluciones. A quién no se ha oído decir, deberíamos hacer esto, el verdadero problema es este, lo he visto ya, no entiendo porqué hablamos de esto ahora, y luego ¿qué?
En resumen, el servicio es dónde tiene lugar la reunión real. Todo fuera del ambiente que se había creado con un propósito determinado.
Y ¿porqué?
Puede ser que no estuvieran los asistentes necesarios, el objetivo no fuera claro, la duración excesiva, … o puede ser:
- Nadie se atreve a hablar con claridad, esto funciona, esto no, podríamos hacer… (por miedo irracional)
- Cuando se comparte una opinión se penaliza al que habla
- Se prejuzga
- Se coarta la creatividad
- No se acepta la diversidad
- No se escucha (Escuchar, no oír)
- ….
¿Qué esperamos que suceda en una reunión? ¿Qué queremos? ¿Qué buscamos?
Si no queremos reuniones en los servicios, creemos el ambiente de confianza, equipo, trabajo necesario. Y esto, no va de hacer una vez y ya. Esto va de nuestro día a día, de escuchar activamente, de crear un espacio de tranquilidad sin prejuicios ni etiquetas, de confiar.
Fíjate cuántas reuniones en los servicios se tienen y qué notas que se sacan de las reuniones V (las de verdad), quizás puedas empezar a cambiar la dinámica.
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