Me gusta tener una lista de tareas pendientes. Es una buena manera de no olvidar nada de ayudarnos en nuestra ejecución diaria.
Hoy leía en un blog (Jeronimo Sanchez) que tenerlas apuntadas en una lista no quiere decir que seamos eficiente. Conseguimos escribir todo lo que tenemos que hacer y casi nos podemos dar por satisfechos pero, lo más habitual es que estén estas listas repartidas entre libretas, papeles, las que tenemos en el ordenador… El resultado: visión partida.
Quien empieza el habito de realizar to-do lists lo pierde (Si lo tiene disperso, no todo anotado) rápidamente.
Y quien lo sigue manteniendo tiene la sensación que algo falla, que no consigue centrarse, cada vez que repasa esa lista encuentra algo que debería estar haciendo, o que tiene pendiente que alguien finalice para poder seguir,… y se frustra.
Eso se debe a que mezclamos en una lista, tareas y acciones de distinta naturaleza.
Tenerlas bien clasificadas y en un único lugar nos ayudar a evolucionar en nuestro dia a dia. Proponemos 5 categorías:
- Acciones propias c/p: todo aquello que depende únicamente de nuestra persona y de cuando las queramos hacer. Llamar, contactar,…
- Acciones a la espera: todo aquello que otros tienen en su tejado y que nos impide avanzar en algun trabajo que tengamos que hacer. Es bueno, tener anotado cuando se les pidió y si existe fecha límite.
- Acciones con fecha: Compromisos que hemos adquirido y que llevan una fecha asociada como reuniones, presentaciones… Tener las tareas a realizar en una fecha concreta separadas de todo lo que puedo hacer en cualquier momento nos facilita la programación del trabajo a realizar, eliminando ruido de nuestro día a día.
- Acciones en el horizonte: temas abiertos m/p y/o l/p. Todo aquello que requiere seguimiento y que no se puede cerrar con una única acción o paso. Su revisión nos permitirá introducir nuevos puntos de acción en las 3 anteriores para poder avanzar.
- En cartera: todas aquellas cosas que queremos hacer, que iniciaremos en algún momento pero que pueden esperar. Proyectos de futuro.
Este es el mínimo de listas que se proponen. Para los verdaderos amantes de las listas, tampoco creéis más de las necesarias!!!!